Czy przedsiębiorca może jednocześnie prowadzić działalność gospodarczą i być prezesem spółki z o.o.?

Dość często spotykana jest sytuacja, kiedy prezes zarządu w spółce z o.o. świadczy tej spółce usługi w ramach prowadzonej własnej działalności gospodarczej. Sytuacja ta może jednak stwarzać problemy natury podatkowej, zarówno w aspekcie podatku dochodowego, jak i podatku od towarów i usług. Może również dojść do konfliktu interesów własnego przedsiębiorstwa i spółki.

Przedsiębiorca – kto to jest?

W polskim prawie nie ma jednoznacznej definicji przedsiębiorcy. Przyjmuje się na podstawie obowiązujących przepisów, że jest to podmiot prawa, który prowadzi we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową (w przypadku tzw. zawodów wolnych). Podmiotem tym może być osoba fizyczna, osoba prawna, jak również jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, ale której została przyznana zdolność prawna na mocy odrębnych przepisów. Jednakże podmiot, który według jednej ustawy jest przedsiębiorcą, może nim nie być w świetle innej ustawy. Na przykład, podmiot, który funkcjonuje jako przedsiębiorca w świetle ustawy o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym, nie jest przedsiębiorcą według ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Prezes zarządu spółki z o.o.

Ustawodawca nie uściśla zakresu uprawnień i obowiązków prezesa zarządu w spółce kapitałowej, a jedynie kompetencje zarządu jako organu spółki. Zarząd ma prawo i obowiązek prowadzić sprawy spółki i reprezentować ją na zewnątrz, zwoływać zgromadzenia wspólników, przygotowywać sprawozdania – finansowe i z działalności spółki za każdy rok obrotowy. Wynika stąd, że kompetencje te posiada także prezes zarządu, o ile umowa spółki przyznaje mu uprawnienie do jednoosobowej reprezentacji. Ponadto prezes zarządu odpowiada, na równi z pozostałymi członkami zarządu, za działalność spółki.

Własna działalność i usługi na rzecz spółki

Nie należą do rzadkości przypadki, kiedy prezes zarządu prowadzi działalność gospodarczą w branży i zakresie, w jakich działa spółka. Ta zaś wykorzystuje doświadczenie prezesa w obszarze swojego funkcjonowania i zleca mu wykonanie usług, np. doradczych, które wykonuje on w ramach własnej działalności gospodarczej.

Nie ma w tym nic niewłaściwego; jednak taka sytuacja może wzbudzić wątpliwości natury podatkowej. Jeżeli urząd skarbowy uzna, że usługi na rzecz spółki świadczone były przez prezesa zarządu w ramach jego funkcji w spółce, może podważyć rzetelność faktur VAT, wystawianych przez prezesa jako przedsiębiorcę świadczącego usługę na rzecz spółki. W tym wypadku spółka nie może odliczyć podatku VAT z tych faktur, natomiast wynagrodzenie za usługi nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Aby uniknąć nieporozumień i przykrych konsekwencji, należy wykazać przed organem podatkowym, że obowiązki prezesa zarządu i czynności, wykonywane w ramach zleconych usług, nie były tożsame. Dlatego, jeżeli prezes zarządu prowadzi działalność gospodarczą w tej samej branży, co kierowana przez niego spółka i wykonuje on na rzecz tej spółki usługi w ramach prowadzonej działalności, powinien zawrzeć umowę o świadczenie usług z dokładnym wyszczególnieniem obowiązków. Ponadto spółka powinna wydać dokumenty wewnętrzne w postaci zakresu obowiązków służbowych poszczególnych członków zarządu, w tym oczywiście prezesa. Obowiązki te muszą być ściśle określone i nie mogą się pokrywać z wymienionymi w umowie o świadczenie usług.  Sporządzenie takich dokumentów jest dość trudne i wymaga sporego doświadczenia, dlatego warto skorzystać z pomocy profesjonalnego doradcy, doświadczonego w ich tworzeniu.

Ważne! Według Kodeksu spółek handlowych:

Art. 210. KSH

 Reprezentowanie spółki z o.o. w sporach z członkiem zarządu

§ 1. W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
§ 1¹. Uchwała o powołaniu pełnomocnika, o którym mowa w § 1, powołanego w celu zawarcia z członkiem zarządu umowy spółki, która ma zostać zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, może być podjęta przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.

Oznacza to, że umowę o świadczenie usług przez prezesa zarządu jako przedsiębiorcę w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej ze strony spółki zawiera przedstawiciel (przedstawiciele) rady nadzorczej bądź powołany pełnomocnik.